Hvad er et pilotprojekt?

Et pilotprojekt er en midlertidig afprøvning af en idé eller løsning i mindre skala, designet til at vurdere dens potentiale. Med en agil tilgang til projektudvikling tilskyndes det at eksperimentere og gradvist bevæge sig mod en brugbar og værdiskabende løsning. Pilotprojektet åbner samtidig mulighed for at justere kursen og tage et skridt tilbage, hvis det er nødvendigt for at forbedre slutproduktet. Løsningen testes og evalueres løbende i små iterationer, hvilket minimerer risikoen for at udvikle dyre løsninger uden forankring i slutbrugerens behov. Med projektets indsigter og proces, bliver det løbende tydeligt, om projektet skal videreudvikles, finjusteres, eller om det skal erkendes som en idé, der ikke skal videre.

Formålet med et pilotprojekt

Formålet med et pilotprojekt er at finde ud af, om en idé giver mening at arbejde videre med. Det gør man ved at afprøve løsningen i lille skala og få konkrete erfaringer med, hvordan den fungerer i praksis. Det giver mulighed for at opdage fejl, mangler eller nye muligheder, før man bruger for mange ressourcer.

Samtidig er det vigtigt at teste, om løsningen passer sammen med de ressourcer og rammer, der er til rådighed, fx systemer, arbejdsprocesser eller personer, der skal bruge den. Det handler ikke kun om at se, om det virker, men også hvordan det virker, og hvad der skal til for at få det til at fungere i virkeligheden.

Et pilotprojekt kan også bruges til at finde ud af, om der overhovedet er et behov, som løsningen dækker. Det gør man ved at sparre med dem, der kender processen godt, fx fagpersoner, medarbejdere eller andre, som til daglig arbejder med det problem, man prøver at løse. Og naturligvis de som er en del af problemet, en eventuel slutbruger. Det vigtigste er at få input, der kan gøre løsningen bedre for alle parter.

Pilotprojektets 4 faser

Når du arbejder med et pilotprojekt, handler det ikke om at bygge den perfekte og færdige løsning fra start, men om at forstå problemet, være nysgerrig og bruge dine indsigter til løbende at forbedre det, du udvikler. Et pilotprojekt er ikke et statisk projekt. Det er en lærende proces, hvor du hele tiden skal være åben for at justere, gentænke og gennemføre flere iterationer, hvis det bringer dig tættere på en bedre løsning.

I stedet for at tænke processen som lineær, støtter vi os med fordel til en mere fleksibel og læringsbaseret model

Problem ➡️ Build 🔄 Measure 🔄 Learn 🔄

Modellen er inspireret af tankegangen bag et BML-loop i Minimum Viable Product (MVP), som handler om at udvikle det som er nødvendigt, hurtigst muligt, med mindst mulig indsats. Det betyder, at vi bygger løsninger med fokus på at løse et reelt problem.

At arbejde med pilotprojekter på denne måde, er ikke kun en metode. Det er en mentalitet. Et mindset, hvor vi tør sige: “Vi ved det ikke endnu, men vi finder ud af det.” Når vi arbejder agilt, handler det ikke om at kontrollere alt fra start. Det handler om at lære undervejs og handle på det, vi opdager.

Når vi anerkender processen som værdifuld i sig selv, bliver der plads til ægte nysgerrighed, ægte udvikling og ægte samarbejde. Og måske vigtigst af alt: vi elsker processen, ikke bare resultatet. For det er i selve bevægelsen fra problem til forståelse, fra eksperiment til indsigt, at vi for alvor flytter os. Som mennesker, som teams og som organisationer. Og dermed skaber vi bedre løsninger!

1. Problem

Inden et pilotprojekt overhovedet kan tage form, er det afgørende at bruge tid på at forstå problemet eller behovet, der skal arbejdes med. Det handler ikke blot om at finde en god idé, men om at stille de rigtige spørgsmål: Hvad forsøger vi at løse? Hvorfor er det vigtigt? Og for hvem?

Det er i denne fase, at vi som fagpersoner skal træde et skridt tilbage og lytte. Ikke kun til data og forretningsmål, men til de mennesker, der oplever problemet i praksis. Det kan være medarbejdere, kunder, brugere eller samarbejdspartnere. Når vi forstår deres virkelighed, kan vi bedre udvikle et produkt, en proces eller en indsats, som faktisk understøtter dem.

Problem og dertilhørende problemforståelse handler om at skabe en fælles erkendelse af, hvad vi prøver at opnå, og hvorfor det er værd at investere tid og energi i at finde nye veje. Det er her, vi lægger det strategiske og menneskelige fundament for alt det, der følger.

2. Build

I udviklingsfasen bevæger vi os fra idé til afprøvning. Det betyder ikke, at vi skal skabe en færdig løsning. Tværtimod handler det om at bygge noget, der er lige præcis godt nok til at give os indsigt. Det kan være en prototype, et udkast til en proces eller en konkret ændring i en arbejdsgang.

Planlægningen i denne fase bør tage udgangspunkt i det, vi reelt har til rådighed. Et pilotprojekt behøver ikke en stor økonomi. Det kræver først og fremmest tid, opmærksomhed og vilje til at samarbejde om at afprøve en idé. Det vigtigt at inddrage de personer, som kan være centrale for projektet, ikke nødvendigvis dem med de formelle titler, men dem med energi, indsigt eller indflydelse.

Det er også her, vi skaber en kultur, hvor det er trygt at eksperimentere. Vi skal ikke være bange for at fejle, tværtimod skal vi se det som en værdifuld del af læringen. Et MVP bygger netop på princippet om at skabe det mindst mulige, der kan afprøves hurtigt og give maksimalt udbytte i form af læring.

3. Measure

Når vi har bygget og afprøvet noget i praksis, skal vi måle. Ikke nødvendigvis i klassisk forstand med tal og KPI’er, men ved at observere, lytte og samle indsigter. Målet er at forstå, hvordan løsningen virker.

Det kan være gennem observation, samtaler, målinger eller blot ved refleksion i teamet. Det afgørende er, at vi får skabt rum til at stille spørgsmål: Hvad overraskede os? Hvad virkede anderledes end forventet? Hvad har vi lært om problemet, brugerne eller os selv?

For lederen eller projektgruppen er dette en kritisk fase. Her dannes grundlaget for de beslutninger, der skal træffes: Skal vi bygge videre? Skal vi justere? Eller har vi lært, at det er tid til at lægge idéen på hylden? Evaluering i denne forstand er ikke afslutning, det er læringspunktet, der fører videre til næste iteration.

4. Learn

Her aktiveres hele formålet med Build, Measure, Learn. Vi bruger de indsigter, vi har opnået, til at forbedre, ændre, forfine eller måske gentænke vores tilgang. Læring betyder ikke nødvendigvis, at vi nærmer os en endelig løsning. Det kan lige så godt være, at vi får en ny forståelse for problemet, og tager fat et andet sted næste gang.

Det særlige ved et pilotprojekt er netop muligheden for at gå frem og tilbage mellem udvikling, test og justering. Der skabes et læringsrum, både for organisationen og for de mennesker, der deltager i projektet. Og bare rolig: Vi begynder ikke forfra. Vi bygger videre med det, vi har lært, og gør vores løsning stærkere og mere relevant.

Et godt pilotprojekt behøver ikke altid ende med en løsning. Det kan ende med en retning. En dybere forståelse. Og en oplevelse af, at vi som organisation kan udvikle os hurtigt, billigt og klogt, uden at gå på kompromis med hverken kvalitet eller menneskelighed.

Test tidligt, lær hurtigt

Et pilotprojekt behøver hverken være dyrt eller kompliceret for at skabe værdi. Tværtimod er det ofte i både virksomhedens og ledelsens interesse at afprøve nye idéer på en enkel og omkostningslet måde. Når man tør undersøge noget i det små, får man mulighed for at opdage hvad der ikke virker, før det koster for meget. Det er en styrke at kunne skrotte noget tidligt, så ressourcer som tid og økonomi kan bruges der hvor potentialet er størst.

Et godt sted at begynde er ved at stille spørgsmål og være oprigtigt nysgerrig. Mange indsigter opstår i dialogen med dem, der allerede kender praksis. Hvad enten det er medarbejdere, brugere eller andre aktører i eller omkring virksomheden. Man behøver ikke store dataanalyser for at opdage mønstre og muligheder. Meget kan komme frem gennem samtaler og observationer.

I mindre projekter kan man ofte afprøve idéer direkte i det daglige. Brugerne opdager måske ikke engang, at der foregår en test, men deres reaktioner og adfærd kan give tydelige signaler om, hvad der fungerer. På den måde kan man få konkret og brugbar feedback, uden at det kræver en tung proces.

Det handler i høj grad om at være nysgerrig og undersøgende i forhold til, hvad værdi reelt betyder i projektets kontekst. Ofte er det en kombination af brugerfeedback, effektivitet og eventuelle økonomiske besparelser, der tilsammen viser, om løsningen fungerer. I praksis kan man begynde småt og udvide løbende, alt efter hvad der skaber mening og fremdrift. Det kræver, at man løbende vurderer, om kompleksiteten i løsningen kræver inddragelse af slutbrugere, og uanset deres direkte deltagelse bør deres interesser afspejles i projektets beslutninger.

Samtidig er det afgørende at vurdere, hvornår testfasen er tilstrækkelig. Selvom den iterative tilgang opfordrer til kontinuerlig læring og tilpasning, kommer man til et punkt hvor en afgørende beslutning skal træffes. Man har testet nok, når man enten er klar til at føre løsningen ud i praksis, eller når erfaringerne viser, at den ikke skaber værdi og derfor bør afsluttes. Denne evne til at stoppe eller satse kræver både afklaring og mod.

Et pilotprojekt skal hjælpe os med at forstå. Når vi ser hvad der ikke virker, bliver det lettere at finde det der gør. Og i sidste ende handler det om at bruge sine ressourcer med omtanke og skabe løsninger der faktisk gør en forskel.