Et mødes omfang er sjældent begrænset udelukkende til selve afholdelsen. Det strækker sig ofte ud over mødetidspunktets rammer – både før og efter. Forud for mødet pågår der typisk intern kommunikation mellem deltagerne om mødets agenda, forventningsafstemning og koordinering af, hvem der skal forberede og gøre hvad. På samme måde opstår der ofte dialog efterfølgende i form af fx opfølgning, evaluering, påmindelser, afrapportering og mange andre vigtige informationer.
Derfor kan det også være vanskeligt at holde styr på alle mails, noter, filer m.m., der er relateret til et møde, og man kan let miste overblikket. Men det er der heldigvis råd for. Med Outlooks smarte funktion, “Mødeindsigt”, kan du nemt og hurtigt genvinde overblikket og få styr på møderelaterede aktiviteter – direkte i din Outlook-kalender.
I dette blogindlæg stiller vi skarpt på Mødeindsigt og fordelene ved funktionen. Og i videoen nedenfor gennemgår Ole, hvordan funktionen helt konkret fungerer og anvendes, så du selv kan se, hvor simpelt det rent faktisk er.
Sådan fungerer Mødeindsigt i Outlook
Mødeindsigt er kort fortalt en lynhurtig og smart genvej til at få et forkromet mødeoverblik. Med funktionen får du nemlig indblik i alle de filer, mailkorrespondancer, deltagere m.m., der er relateret til og har været involveret i dine møder. Dvs. alle vigtige informationer fra før, under og efter det pågældende møde – samlet ét sted.
Og funktionen er såmænd lige så praktisk anvendelig, som den er såre simpel.
Sådan gør du:
- Gå til et møde-element i Outlook
- Dobbeltklik på mødet
- Scroll ned i bunden
- Her finder du møderelaterede mails, som du kan klikke ind på
Så enkelt kan det gøres.
OBS: Ovenstående gennemgang gælder for alle brugere af den nyeste og opdaterede version af Outlook, som er illustreret på screenshottet nedenfor.
Mange bruger dog stadig den gamle version af Outlook, som også inkluderer muligheden for at anvende Mødeindsigt. Men her ser funktionen lidt anderledes ud, Lad os se nærmere på det.
Mødeindsigt i den gamle version af Outlook
I videoen nedenfor giver Ole dig endnu engang en hurtig guide til, hvordan du finder og anvender Mødeindsigt i den gamle version af Outlook.
Men du skal da ikke snydes for en kort “how-to”-gennemgang på skrift.
Sådan gør du:
- Gå til et møde-element i Outlook
- Klik på den blå knap “Mødeindsigt” øverst til venstre i vinduet
- Til højre vises nu hhv. filer og mails relateret til mødet samt afsenderne
På nedenstående screenshot kan du se, hvordan funktionen fungerer, og hvor nemt og overskueligt det bliver at få indsigt i vigtige mødeinformationer.
Med Mødeindsigt-knappen får du direkte adgang til møde-relevante mails direkte fra din indbakke – også selvom der er tale om arkiverede mails i undermapper. Hvis du klikker på en mail under Mødeindsigt, bliver du navigeret direkte over til den pågældende mail i indbakken eller undermappen. Og her kan du således hurtigt finde de mødeinformationer i mailen, du har brug for.
Så uanset om du er bruger af den nye eller gamle version af Outlook, er Mødeindsigt-funktionen en super nem og hurtig metode til at finde vigtige informationer relateret til møder i din kalender.
Med andre ord: Det har aldrig været nemmere at finde og bruge dine mødeinformationer – både før, under og efter mødeafholdelse.
Vil du have endnu mere indsigt i Outlook?
Mødeindsigt er bare én blandt utallige smarte og praktisk anvendelige funktioner, genveje og integrationsmuligheder, som Outlook rummer. Kunne du tænke dig at blive klogere på Outlooks operative værktøjskasse og få en masse skarpe tips og tricks til, hvordan du udnytter programmets fulde potentiale? I så fald bør du overveje at deltage på vores Outlook kursus, der klæder dig på med opdateret viden om, hvordan du bruger programmet optimalt i din dagligdag.
Vi ønsker dig rigtig god fornøjelse med at udforske Outlooks mange funktioner – ikke mindst Mødeindsigt.