Hvad var det nu lige for en dato, det var…?
Effektiv håndtering af datoer i Excel kan være afgørende for en lang række opgaver – lige fra projektplanlægning og administration til regnskab, bogholderi og meget andet. At regne med datoer i Excel er ikke alene praktisk og smart. Det har i den grad også tidsbesparende effekt, da du i mange sammenhænge kan optimere dine arbejdsprocesser og ikke mindst sikre informeret beslutningstagning i sidste ende.
I dette blogindlæg vil vi udforske, hvordan du konkret kan bruge Excel til at arbejde med datoer. Du bliver klogere på enkle beregninger såvel som mere avancerede funktioner og får bl.a. indblik i, hvordan du nemt kan konvertere datoer til ugedage eller hurtigt finde frem til ugenummeret bag specifikke datoer.
Men inden du kaster dig ud i læsningen, så brug lige 4 minutter på at se videoen nedenfor, hvor Ole viser dig, hvor nemt og smart det faktisk kan være at foretage beregning af datoer i Excel.
Hvorfor regne med dato i Excel?
Ja, svaret er egentlig ganske enkelt: Fordi det er praktisk og tidsoptimerende.
Men lad os alligevel lige uddybe svaret lidt mere. Listen over fordele er lang, og nedenfor får du et lille udpluk af eksempler på, hvad databeregning i Excel er særligt anvendelig til:
- Regne frem og tilbage i tiden nemt og hurtigt
- Finde den tidsmæssige forskel mellem to specifikke datoer
- Optimere planlægning – fx visualisering af hvornår opgaver er færdige, samt hvilke opgaver der mangler, er overskredne eller skal udskydes
- Forbedre opgavestyring – fx hurtig identificering af specifik dato, hvis en kunde skal kontaktes efter et bestemt tidsinterval
- Kvalitetssikre analyser – fx i form af korrekt indtastede datoer og avanceret analyse af sammenhænge mellem datoer, herunder hvordan datoer er knyttet op på bestemte uger, måneder, kvartaler og år
Ovenstående liste er langt fra udtømmende, men kan forhåbentlig give dig et indblik i, hvilken nytteværdi det rent faktisk kan have at regne med datoer i Excel.
Men lad os lige tage et par hurtige eksempler på mulig brugspraksis for at konkretisere:
- Du bestiller måske varer med levering om 120 dage – men hvilken dato er det lige nøjagtig?
- Du ønsker en opgaveoversigt i Excel og har startdato samt varighed på opgaverne – men hvilken specifik dato er opgaven færdig?
I begge eksempler kan Excel udregne det for dig nemt og hurtigt, så du sparer tid og besvær.
Vigtig viden inden beregning af dato i Excel
Inden vi går i dybden med specifikke funktioner til databeregning i Excel, er det vigtigt at forstå nogle grundlæggende principper for, hvordan Excel i første omgang håndterer datoer.
Det forholder sig nemlig sådan, at Excel gemmer datoer som serienumre, hvor hver dato repræsenterer et unikt tal. Hvis du højreklikker på en celle med en datoangivelse, vælger ‘Formatér celler…’ og ændrer fra dato til standard, så vil du se et tal i dialogboksen. Dette er serienummeret for den pågældende dato. Nummeret er talt fra datoen 1.1.1900, som svarer til nummer 1 i Excels nummerangivelse.
Vigtig viden eller ligegyldig info? Altså egentlig ikke nødvendig viden i praksis, men god baggrundsviden ift. at få en forståelse for, hvordan Excel rent faktisk kan regne med datoer. Det er nemlig systemet med serienumre, der tillader beregning af fx forskelle mellem datoer, tilføjelse eller fratrækning af dage og meget mere. Dvs. du kan regne med datoer og dage på nøjagtig samme måde som med tal.
Med denne fundamentale viden på plads er du klar til at udforske de mere avancerede muligheder for dato-beregning.
Find Excel ugenummer ud fra dato
For at finde ugenummeret, der knytter sig til en bestemt dato i Excel, skal du bruge en specifik funktion. Her får du en hurtig guide til hvordan;
- Indtast kommandoen ‘=uge’ i søgefeltet
- Vælg funktionen ‘UGE.NR’, som konverterer ugenummeret i året
- Klik på cellen med den ønskede dato for tilføje serienummeret (dvs. tallet bag datoen) til funktionen
- Angiv herefter ”returtype” ved at vælge nummer 21 på listen, der repræsenterer danske ugenumre. Dette valg er nødvendigt, da ugenumre varierer på tværs af forskellige lande – så brug altid nr. 21 til beregning af ugenumre i Danmark.
- Tryk på ‘Enter’ for at opnå slutresultatet
Voila! I cellen vises nu ugenummeret for den pågældende dato, som du arbejder med.
Du kan efterfølgende effektivisere processen yderligere ved at markere cellen med det identificerede ugenummer og trække funktionen ned over de nedenstående celler. På den måde kopierer du funktionen, så ugenumrene automatisk beregnes for alle datoerne i kolonnen.
Fra Excel dato til ugedag
For at finde ugedagen for en given dato i Excel skal du anvende en lidt anden metode, som involverer formatering af cellen. Nedenfor gennemgår vi trin for trin, hvordan du bruger funktionen;
- Start med at skrive et lighedstegn i en tom celle
- Vælg derefter cellen med den dato, du ønsker at konvertere, og tryk på ‘Enter’, så datoen kopieres til den nye celle
- Højreklik på cellen og vælg “Formatér celle” (for at få vist ugedagen)
- Find og vælg “Brugerdefineret” nederst på listen, der er dukket frem
- I denne brugerdefinerede formatering vil du se, at den nuværende visning er indstillet til “dd-mm-åååå”
- Ændr denne visning til “dddd”, hvilket vil konvertere datoen til navnet på ugedagen.
Sådan! Nu vil den korrekte ugedag vise dig for den indtastede dato i cellen.
På samme måde som ved beregningen af ugenummer kan du efterfølgende spare tid og indtastning ved at trække formateringen ned over de nedenstående celler, så ugedagene automatisk genereres for alle indtastede datoer i kolonnen.
Smart, nemt og hurtigt!
Få endnu mere ud af Excel
Ja, du har nok allerede regnet den ud: Excel er og bliver et praktisk anvendeligt program med smarte regnefunktioner, der kan gøre din arbejdsgang nemmere og mere effektiv til daglig.
Ønsker du at blive endnu skarpere til at udnytte alle de utallige funktioner, formler og brugsmuligheder, som Excel tilbyder? I så fald bør du stærkt overveje deltage på et af vores Excel-kurser. Vi tilbyder bl.a. kurser i Excel grundlæggende, Excel udvidet, Excel Pivottabeller samt et 2 dages kursus i Excel Powerpivot og PowerQuery. Så du har rig mulighed for at få udvidet din videnshorisont og tilegnet dig nye færdigheder og kompetencer, der kan løfte dit Excel-niveau til nye højder.
Ellers har vi kun tilbage at ønske dig rigtig god fornøjelse med dato-beregningerne i Excel!